Cómo hacer copia en local de mis mensajes de correo para hacer sitio en el buzón de la UMA en Outlook, Thunderbird y Mail


Si necesitamos hacer sitio en nuestro buzón de la UMA, por estar muy lleno, o por no necesitar consultar todos los mensajes siempre en linea, podemos hacer una copia local de esos mensajes en un equipo, de forma que estarán disponibles en ese equipo, pero no en nuestro buzón de la UMA.

 

IMPORTANTE: Esto implica que los mensajes guardados en local, no podrán verse desde cualquier equipo, sino solamente en el equipo donde estén guardados.

 

La forma de hacerlo es diferente según el cliente de correo que utilicemos. Vamos a explicar aquí la forma de hacerlo en Outlook, Thunderbird y Mail que son los clientes más utilizados en la UMA.

 

OUTLOOK

 

En las distintas versiones de Outlook la copia en local de mensajes, se realiza mediante la creación de carpetas personales, donde podremos guardar los correos que queramos. Se pueden crear todas las carpetas personales que se necesiten, que se guardarán en el equipo en un archivo con extensión .pst.

 

Para ello, hay que abrir Outlook, e ir al menú Archivo. En las opciones bajo Información de cuentas, hay que pinchar en Configuración de la cuenta, y en el menú que aparece, de nuevo en la opción Configuración de la cuenta:

 

 

 

En la ventana que se abre, hay que escoger la pestaña Archivos de datos y luego pinchar en el botón Agregar...

 

 

A continuación se abrirá el Explorador de archivos, para que indiquemos donde queremos guardar el archivo. Por defecto, lo hace en Documentos - Archivos de Outlook, pero se puede guardar en cualquier ubicación. También cambiarse el nombre del archivo (que por defecto es Mi archivo de datos de Outlook), por el que queramos.

 

Una vez creado, en la pantalla de Archivos de datos, aparecerá una nuevo archivo, con la extensión .pst. Para poder ver su contenido, hay que cerrar la ventana de Configuración de la cuenta, e ir a la pantalla principal del correo, donde encontraremos otra carpeta (junto a las que ya tuviermos antes con nuestros correos), con el nombre que hayamos elegido cuando la creamos.

 

 

En el archivo de datos, podremos crear carpetas, tal y como se hace en las carpetas de correo. Una vez creadas, podremos mover mensajes desde las bandejas de nuestras carpetas IMAP a las de la carpeta local, de forma que poco a poco, podremos ir vaciando nuestro buzón, dejando solo para consulta desde cualquier dispositivo aquellos mensajes que dejemos en la carpeta IMAP.

 

Para mover una carpeta IMAP a la carpeta local, hay que pinchar con el botón derecho del ratón sobre la carpeta, y escoger la opción Mover carpeta. En la ventana que aparezca, elegimos como ubicación la carpeta local creada, y pinchamos en Aceptar.

 

Para mover un mensaje (o varios, seleccionándolos previamente), hay que pinchar con el botón derecho del ratón sobre el mensaje, luego escoger la opción Mover, y después seleccionar la carpeta o subcarpeta local donde queremos moverlo. Para terminar, pinchar en Aceptar.

 

Copia de seguridad de un archivo de datos de Outlook

 

Para realizar copia de seguridad del archivo de datos en un pendrive, disco externo, o en la nube, deberemos abrir la ubicación donde se guarda dicho archivo de datos con las carpetas locales, yendo de nuevo a Archivo-Configuración de la Cuenta-Archivo de Datos, como cuando hemos ido a crear el propio archivo de datos.

 

 

Aquí seleccionaremos el archivo de datos del que queremos hacer copia de seguridad y pulsaremos sobre el botón Abrir ubicación de archivos...

Una vez abierta la ubicación, para que Outlook no interfiera pudiendo bloquear el archivo, deberíamos cerrar Outlook.

Seleccionaríamos el archivo de dato correspondiente, y lo copiaríamos en un pendrive, disco externo, o en una ubicación diferente en la nube, si tenemos acceso a alguna nube, como Office 365 con la cuenta de la UMA, Google Drive, Dropbox, etc.

 

 

 

THUNDERBIRD

 

En Thunderbird, no es necesario crear de forma expresa una carpeta local para almacenar mensajes, ya que por defecto, bajo Folders, ya crea un apartado Carpetas locales.

 

 

Para hacer una copia de las carpetas IMAP, basta con seleccionarla con el ratón, y arrastrarla hasta Carpetas locales, para que se cree una carpeta con el mismo nombre y con el mismo contenido. Una vez revisado que el contenido de la carpeta es correcto, podría borrarse la carpeta IMAP para ir haciendo sitio en el buzón.

 

Para copiar mensajes (no carpetas completas), podría crearse bajo Carpetas locales, una nueva carpeta. Para ello, hay que pinchar con el botón derecho del ratón sobre Carpetas locales, y seleccionar Nueva carpeta..., ponerle el nombre que queramos, y aceptar. Se creará una nueva carpeta en la que podremos mover mensajes, tanto arrastrandolos directamente a la nueva carpeta, como pinchando sobre uno o varios con el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Mover a...

 

Copia de seguridad de carpetas locales de Thunderbird

 

Para acceder de manera fácil a la ubicación donde se guardan los correos de las diferentes cuentas que pueda tener configuradas Thunderbird, podemos apoyarnos en el menú Ayuda de la aplicación. Concretamente si pulsamos sobre la opción Más información para solucionar problemas, se abrirá una página con acceso a la Configuración básica de la aplicación, entre otras opciones:

 

 

Si pulsamos sobre el botón Abrir carpeta de la sección Carpeta del perfil, accederíamos a la ubicación donde se guardan todos los datos de Thunderbird relacionados con el correo. 

En la carpeta Mail se guardan las carpetas locales y los correos de aquellas cuentas que se hubieran configurado usando el protocolo POP.  

 

 

Nos interesará únicamente la carpeta Local Folders:

 

 

 

Una vez seleccionada esta carpeta, y con Thunderbird cerrado para que no interfiera, podremos copiar el contenido a un pendrive, disco externo, o subir a una ubicación en la nube la copia de esta carpeta, haciendo así copia de seguridad de la misma.

 

 MAIL

 

También es posible crear carpetas locales en el programa Mail de MAC. Para ello, hay que ir al menú Buzón y luego escoger la opción Nuevo buzón:

 

 

A continuación, hay que indicar donde queremos guardarlo. Hay que escoger como ubicación En mi Mac y ponerle el nombre con el que decidamos identificarlo:

 

 

 

Una vez pichemos en Aceptar, en la lista de buzones aparecerá el que acabamos de crear:

 

 

Podemos crear subcapetas dentro del buzón, pinchando sobre el mismo con el botón derecho del ratón, y escogiendo la opción Nuevo buzón.

 

Ahora tenemos la opción de copiar o mover mensajes y carpetas en el buzón local. Para copiar una carpeta, basta con arrastrarla hasta el buzón local. Una vez copiada y comprobado que todo está correcto, podría borrarse del servidor.

 

Para copiar o mover uno o varios mensajes, hay que seleccionarlos, y pinchar sobre ellos con el botón derecho del ratón, escogiendo la opción Trasladar a para moverlos, o Copiar en para copiarlos, seleccionado el buzón local como destino:

 

 

Copia de seguridad de buzones locales de Mail

 

Una vez creado el buzón, podemos exportarlo para hacer una copia de seguridad del mismo, y poder trasladarlo a otro equipo o guardarlo en un pendrive.

 

Para ello, hay que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el buzón creado, y escoger la opción Exportar buzón:

 

 

A continuación, hay que seleccionar la carpeta o ubicación donde que queremos que se guarde el buzón, que tendrá formato .mbox.

 

Si quieremos incorporar ese buzón a otro equipo con Mail, hay que escoger la opción Archivo - Importar buzones y elegimos el formato .mbox. Seleccionamos el archivo desde donde lo hayamos guardado, continuamos el proceso hasta terminar. Si hay varios archivos .mbox que queramos importar, habrá que seleccionarlos todos.

 

En el caso de que el buzón tenga varias subcarpetas creadas, para que se guarden todas en el mismo archivo, en la ventana de diálogo en la que se escoge la ubicación para guardar el buzón, hay que pulsar el botón Opciones:

 

 

Al pinchar en Opciones, podremos ver que nos la opción de Exportar todas las subcarpetas.

 

 

Debemos pincharla, para que el buzón que exportemos incluya todas las subcarpetas que se hayan ido creando. Por cada subcarpeta habrá un buzón .mbox dentro del archivo exportado.

 

 

 

Etiquetas: archivo, backup, copia, correo, datos, MACOS, Mail, Outlook, seguridad, Thunderbird
2023-01-11 16:08 Maribel {writeRevision}
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