El 'mensaje fuera de oficina' o 'respuesta automática' puede ser interesante activarlo si vamos a estar un tiempo sin acceso al correo electrónico de la Universidad, redirigido a Office/Microsoft 365, bien por no tener conexión a Internet, bien por cuestiones de 'desconexión digital' (vacaciones, baja temporal, viajes, etc.).
Si activamos esta respuesta automática, las personas que nos envíen un correo van a recibir una respuesta automática con el mensaje que definamos en la configuración.
Este servicio se puede activar a través del webmail de Microsoft, disponible en https://outlook.office.com, a través del cliente de escritorio de Outlook 365, o a través de un cliente de Outlook mobile.
Activación a través de la web
Visitaremos la web del servicio de correo de Microsoft 365, https://outlook.office.com, donde tendremos el icono que nos permite acceder a la configuración del servicio:
Allí tendremos acceso a diferentes opciones relacionadas con el correo en la plataforma Microsoft 365 de la UMA:
Tendremos que dirigirnos a la sección Cuenta, y una vez ahí, a Respuestas automáticas:
Si no está activada la opción Activar las respuestas automáticas, no se enviará nada de manera automática cuando se reciban mensajes de correo en nuestra cuenta.
Al activar la opción Las respuestas automáticas están activadas, podremos definir el mensaje de la misma:
- Para remitentes de la organización (cuentas de la UMA registradas en Microsoft 365).
- Para remitentes ajenos a la organización (cuentas externas).
Por defecto, no se define periodo limitado para las respuestas, sino de manera permanente. Dejarían de enviarse respuestas automáticas al desactivar la opción.
Si queremos que las respuestas automáticas se envíen durante un periodo de tiempo (imaginemos, vacaciones de verano entre el 1 de agosto y el 1 de septiembre, justo antes de comenzar la jornada laboral), activaríamos la opción Enviar respuestas solo durante este periodo: definiendo fecha y hora de inicio, y fecha y hora de finalización:
Al activar un periodo concreto para las respuestas automáticas, podemos controlar el comportamiento del calendario, pudiendo:
- Bloquear el calendario. Podríamos definir un título para el evento que se crea para abarcar todo el periodo durante el que se envían respuestas automáticas.
- Rechazar automáticamente invitaciones a eventos.
- Rechazar y cancelar reuniones. Al activar esta opción se puede enviar como motivo de la cancelación el mismo mensaje definido para la respuesta automática, o definir uno específico para incluirlo en la respuesta. Esta opción cancelaría todos los eventos ya creados en el calendario en el periodo durante el que se envían respuestas automáticas.
Al activar la opción Enviar respuestas a usuarios ajenos a la organización, podemos optar por indicar que las respuestas automáticas se envíen únicamente a los remitentes que tengamos en nuestros contactos de la plataforma. En otro caso, se enviaría el mensaje a cualquier remitente del que recibamos correos.
Podremos definir un mensaje diferente para los usuarios ajenos a la organización respondiendo automáticamente, por tanto, de manera diferente a correos recibidos de remitentes internos y a correos recibidos de remitentes externos.
Activación a través de Outlook de escritorio
Para activar las respuestas automáticas para nuestra cuenta de la UMA redirigida a Office/Microsoft 365, y configurada como cuenta Exchange en Outlook de escritorio, tendremos que ir al menú Archivo:
Accederemos a la sección Información, y ahí veremos el botón Respuestas automáticas (Fuera de oficina):
Se nos mostrará la ventana con todos los parámetros de configuración que ya hemos explicado para la versión web:
Podremos:
- Activar/desactivar las respuestas automáticas.
- Definir periodo en el que estarán activas las respuestas automáticas.
- Activar/desactivar las respuestas automáticas para personas externas a la organización.
- Etc.
Activación a través de Outlook mobile (Android)
Para activar las respuestas automáticas para nuestra cuenta de la UMA redirigida a Office/Microsoft 365, y configurada como cuenta Exchange en Outlook mobile, tendremos que pulsar sobre el icono de la cuenta en la esquina superior izquierda de Outlook, y nos aparecerán todas las cuentas configuradas, y el icono de configuración del programa:
Una vez en la configuración, iremos a la sección Respuestas automáticas:
Ya en Respuestas automáticas, tendremos la opción de:
- Activar/desactivar respuestas automáticas.
- Definir mensajes.
- Definir periodos durante el que estarán activas las respuestas automáticas.
- Definir si se responde a todos, o sólo a usuarios de mi organización.