El 'mensaje fuera de oficina' o 'aviso de ausencia' puede ser interesante activarlo en nuestro buzón si vamos a estar un tiempo sin acceso al correo electrónico de la Universidad, bien por no tener conexión a Internet, bien por cuestiones de 'desconexión digital' (vacaciones, baja temporal, viajes, etc.).

Si activamos esta respuesta automática, las personas que nos envíen un correo van a recibir una respuesta automática con el mensaje que definamos en la configuración.

Este servicio sólo se puede activar/desactivar a través del servicio de webmail RoundCube de la UMA, y no funcionará si tenemos nuestro correo redirigido a Gmail (Google Apps) o a Exchange 365 (Office/Microsoft 365), que tienen sus propios mecanismos de 'aviso de ausencia'.

Activación de Aviso de Ausencia

Para activar el 'aviso de ausencia', deberemos visitar el servicio de webmail RoundCube de la UMA, y entrar en la configuración del mismo:

Una vez dentro de la configuración, nos dirigiremos a la pestaña 'Aviso de ausencia':

Aparecerá la interfaz para gestionar esta respuesta automática:

Campos a rellenar

• Asunto: Rellenaremos con el asunto que se enviará por correo como respuesta automática a quien reciba el aviso de ausencia por habernos enviado un correo teniendo activado este aviso.
• Cuerpo: Mensaje que queremos enviar. Se puede personalizar indicando el motivo de la ausencia o simplemente indicando que podemos tardar en responder. 
• Fecha y hora de inicio de ausencia: Se pueden indicar fecha de inicio de ausencia e incluso hora concreta, a partir de la cual se enviará respuesta automática tras recibir un correo. Pueden dejarse vacíos, con lo cual, si se activa, se hará inmediatamente.
• Fecha y hora de regreso a la oficina: Podemos indicar fecha e incluso hora en que se desactivará la respuesta automática de aviso de ausencia. Se pueden dejar vacíos, con lo cual, estaría activado indefinidamente, hasta que se cambie el estado a Desactivado.
• Estado: Activado o desactivado. Mientras esté en estado Desactivado, no se enviará respuesta automática. Para que se envíe respuesta automática, se debe establecer en Activado.

Configuración avanzada (obligatorio rellenar)

• Responder a la dirección del remitente: Dejar vacío.
• Mis direcciones de correo electrónico: Si queremos que al activar el aviso de ausencia se responda automáticamente sea cual sea el alias de correo de nuestra cuenta en el que se haya recibido el correo, habrá que pulsar en el botón Rellenar con todas mis direcciones para añadir todos los alias de mi cuenta al campo Mis direcciones de correo electrónico.
• Intervalo de respuesta: Este campo indica que si recibimos X correos de un mismo remitente en dicho intervalo de tiempo, sólo se le enviará la respuesta automática de aviso de ausencia una vez en dicho periodo. No se le responderá cada vez que recibamos un correo. Por ejemplo, si ponemos 7 días, y recibimos 30 correos de cualquier_usuario@dominio.correo, al primero se le responderá con el aviso de ausencia, pero a los 29 correos restantes, recibidos dentro de los 7 días desde la recepción del primer correo, no se le enviará la respuesta de aviso de ausencia. Es importante tener en cuenta, que si definimos que vamos a estar ausentes durante mucho tiempo, como por ejemplo, entre el 1 de agosto y el 31 de agosto, quizás interese poner este valor en 31, para que sólo se responda automáticamente 1 vez a cada remitente en esos 31 días. Si se deja a 1 día, y recibiésemos 2 mensajes al día de un mismo remitente durante esos 31 días que abarca el periodo de ausencia, recibiría una respuesta automática al día.
• Acción para mensaje entrante: Tendremos que decidir qué ocurre con los mensajes que recibamos durante el periodo de ausencia que activemos.

•  Acciones posibles a realizar con el mensaje entrante:
  • Mantener: El mensaje entrante se queda en nuestro buzón, igual que cualquier mensaje que recibamos habitualmente. Opción por defecto y opción recomendada.
  • Descartar: El mensaje entrante se elimina del buzón. OJO: Esta opción es muy peligrosa, porque se perderían los mensajes que recibamos durante el periodo de ausencia.
  • Reenviar a: El mensaje entrante se puede reenviar a otra dirección de correo, pero se eliminaría de nuestro buzón de la UMA. OJO: Aunque se reenvía, se pierde el mensaje en el buzón de la UMA.
  • Enviar copia a: El mensaje entrante se queda en nuestro buzón de la UMA, pero adicionalmente enviamos una copia a otra dirección de correo (la personal, por ejemplo).

Una vez que hayamos configurado todos los parámetros del aviso de ausencia, deberemos guardarlos pulsando en el botón Guardar.

¿Puedo usar mi cliente de correo de escritorio o móvil habitual si activo el aviso de ausencia?

Si utilizamos un cliente de correo de escritorio o móvil para gestionar nuestro correo de la UMA, podemos seguir utilizándolo como venimos haciéndolo habitualmente, pero el servidor de correo enviará las respuestas automáticas a todos aquellos remitentes de los que recibamos algún correo estando activado el aviso de ausencia.