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OneDrive - Almacenamiento personal (OneDrive) y almacenamiento común (MS Teams)


Office 365 permite disponer de zonas de almacenamiento personales y compartidas:

  • Zonas Personales: Por defecto, el almacenamiento en OneDrive (1Tb) es zona personal.
  • Zonas Comunes: Al crear un Equipo (aka Team) o ser añadido a un Team, se tendrá acceso a una zona (o varias zonas) de almacenamiento común, perteneciente/s al Team (hasta 25Tb de almacenamiento).

Un Team puede tener múltiples zonas de almacenamiento porque cada Canal perteneciente a dicho Team tiene su propia zona de almacenamiento asignada, independiente de las demás.

Estas zonas de almacenamiento se pueden sincronizar mediante OneDrive para tenerlas disponibles en nuestro equipo sin necesidad de acceder a ellas a través del navegador. Esto se hace mediante la combinación de MS SharePoint y MS OneDrive.

 

¿Cómo distingo la Zona Personal de la Zona Común o Zonas Comunes de Almacenamiento?

Visualmente, aparecerían en el sistema local agrupadas, tal como se indica en la figura (suponiendo un sistema Windows):

La primera zona, cuyo icono es el de OneDrive, identifica la zona personal de almacenamiento (tienes 1Terabyte de almacenamiento para tus documentos).

La segunda, identificada con el icono de unos edificios, es la zona de la que colgarán todos aquellos espacios comunes que sincronices mediante la combinación de MS SharePoint y MS OneDrive.

En la web están claramente separadas las zonas personal y común o comunes:

  • La zona personal se accede directamente al acceder a OneDrive.
  • Las zonas comunes son accesibles a través de MS Teams.

Es verdad que como usuario puedo compartir carpetas y archivos con otros usuarios, usando la opción Compartir disponible, pero:

  • Estos archivos y carpetas ocupan espacio de la zona personal.
  • Las directivas de la Organización pueden limitar la duración de las comparticiones. Un enlace para compartir una carpeta o archivo caducará, por defecto, a los 30 días (así está configurado en la plataforma Office 365 de la Universidad de Málaga).

 

 ¿Cómo puedo sincronizar zonas comunes en mi equipo?

Aunque inicialmente la zona personal es accesible mediante OneDrive y las zonas comunes mediante MS Teams, se pueden sincronizar las zonas comunes mediante OneDrive.

Para activar la sincronización de las zonas comunes que queramos en nuestro equipo, desde el navegador de Internet accederemos al Canal cuya zona queramos sincronizar:

Por defecto, se accede a la zona de Publicaciones del Canal. Tendremos que pinchar sobre Archivos (marcado en rojo en la imagen anterior).

Una vez en la zona de archivos del Canal, aparecerá la opción 'Abrir en SharePoint', en la que deberemos hacer click.

Una vez en MS SharePoint, nos aparecerá la opción 'Sincronizar', marcada en rojo en la imagen siguiente:

 El navegador nos informará que podemos sincronizar usando MS OneDrive, y nos dará la opción de conseguirlo por si no lo tuviéramos instalado en nuestro sistema (Windows 10 lo trae instalado de serie):

El navegador nos pedirá autorización para abrir MS OneDrive:

Una vez seleccionada la opción Abrir Microsoft OneDrive, esta zona se sincronizará en nuestro equipo, igual que las carpetas y archivos de nuestra zona personal.

Abriendo el explorador de archivos de nuestro equipo, veremos algo como esto:

Y si pinchamos sobre el Canal sincronizado, Team Demo FAQ - Canal Demo FAQ en este ejemplo, veremos su contenido, en nuestro explorador, como si fuera una carpeta local:

Tags: cloud, colaboración, equipo, excel, forms, grupo, office, office365, onedrive, outlook, powerpoint, sharepoint, skype, sway, teams, UMA, word, yammer
2020-04-08 20:37 Administrador Office 365 {writeRevision}
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Chuck Norris has counted to infinity. Twice.