OneDrive - Almacenamiento personal (OneDrive) y almacenamiento común (MS Teams) o cómo podría copiar/mover archivos de cualquier fuente de mi equipo a mi zona personal o a una zona común


Office 365 permite disponer de zonas de almacenamiento personales y compartidas:

  • Zonas Personales: Por defecto, el almacenamiento en OneDrive (1Tb) es zona personal.
  • Zonas Comunes:
    • Al crear un Equipo (aka Team) o ser añadido a un Team, se tendrá acceso a una zona (o varias zonas) de almacenamiento común, perteneciente/s al Team (2Tb de almacenamiento ampliable en determinadas circunstancias). Esta zona de almacenamiento común vinculada al Team será una biblioteca de documentos perteneciente al Sitio de Grupo SharePoint que se crea vinculado al Team.
    • Al crear un Sitio SharePoint (de Comunicación o de Grupo), si no la tiene por defecto, se puede crear una biblioteca de documentos, y el Sitio SharePoint tiene asignados 2Tb de almacenamiento, ampliable en determinadas circunstancias.

Un Team puede tener múltiples zonas de almacenamiento porque cada Canal perteneciente a dicho Team tiene su propia zona de almacenamiento asignada, independiente de las demás, pero normalmente dentro de la misma biblioteca de documentos.

Estas zonas de almacenamiento se pueden sincronizar mediante OneDrive para tenerlas disponibles en nuestro equipo sin necesidad de acceder a ellas a través del navegador. Esto se hace mediante la combinación de MS SharePoint y MS OneDrive.

 

¿Cómo distingo la Zona Personal de la Zona Común o Zonas Comunes de Almacenamiento?

Visualmente, aparecerían en el sistema local agrupadas, tal como se indica en la figura (suponiendo un sistema Windows):

La primera zona, cuyo icono es el de OneDrive, identifica la zona personal de almacenamiento (tienes 1Terabyte de almacenamiento para tus documentos):

La segunda, identificada con el icono de unos edificios, y con el nombre  es la zona de la que colgarán todos aquellos espacios comunes que sincronices mediante la combinación de MS SharePoint y MS OneDrive.

En la web están claramente separadas las zonas personal y común o comunes:

  • La zona personal se accede directamente al acceder a OneDrive
  • Las zonas comunes son accesibles a través de MS Teams o a través de MS SharePoint.
  • Al tener instalado el cliente de escritorio de OneDrive, e iniciada sesión con nuestra cuenta corporativa o educativa:
    • Las zonas personales de sistemas corporativos o educativos se identifican siempre de la forma 'OneDrive - Nombre de Organización', precedido del icono de OneDrive. En nuestro caso, 'OneDrive - Universidad de Málaga'.
    • Las zonas compartidas de sistemas corporativos o educativos se identifican de la forma 'Nombre de Organización', precedido del icono de unos edificios. En nuestro caso, 'Universidad de Málaga'. Estas zonas están vinculadas a los Sitios SharePoint, cuyo tamaño por defecto se define a nivel de administración.

Es verdad que como usuario puedo compartir carpetas y archivos con otros usuarios, usando la opción Compartir disponible, pero:

  • Estos archivos y carpetas ocupan espacio de la zona personal.
  • Las directivas de la Organización pueden limitar la duración de las comparticiones. Un enlace para compartir una carpeta o archivo caducará, por defecto, al año (actualmente, así está configurado por defecto en la plataforma Office 365 de la Universidad de Málaga). Esta es la caducidad máxima permitida para un enlace. La persona propietaria la puede reducir, pero no aumentarla.

 

 ¿Cómo puedo sincronizar zonas comunes en mi equipo?

 
Diferenciando las zonas comunes

Aunque inicialmente la zona personal es accesible mediante OneDrive y las zonas comunes mediante MS Teams o mediante MS SharePoint, se pueden sincronizar las zonas comunes mediante OneDrive.

Para activar la sincronización de las zonas comunes que queramos en nuestro equipo, desde el navegador de Internet accederemos al Canal cuya zona queramos sincronizar:

Por defecto, se accede a la zona de Publicaciones del Canal. Tendremos que pinchar sobre Archivos (marcado en rojo en la imagen anterior).

Una vez en la zona de archivos del Canal, aparecerá la opción 'Abrir en SharePoint', en la que deberemos hacer click.

Una vez en MS SharePoint, nos aparecerá la opción 'Sincronizar', marcada en rojo en la imagen siguiente:

El navegador nos informará que podemos sincronizar usando MS OneDrive, y nos dará la opción de conseguirlo por si no lo tuviéramos instalado en nuestro sistema (Windows 10 lo trae instalado de serie):

El navegador nos pedirá autorización para abrir MS OneDrive:

Una vez seleccionada la opción Abrir Microsoft OneDrive, esta zona se sincronizará en nuestro equipo, igual que las carpetas y archivos de nuestra zona personal.

Abriendo el explorador de archivos de nuestro equipo, veremos algo como esto:

Y si pinchamos sobre el Canal sincronizado, Team Demo FAQ - Canal Demo FAQ en este ejemplo, veremos su contenido, en nuestro explorador, como si fuera una carpeta local:

Este método viene muy bien si queremos diferenciar el contenido propio del contenido procedente de zonas comunes.

Como posible desventaja tiene que hay que realizar esta operación de sincronización en cada equipo en el que queramos tener acceso desde el explorador de archivos de Windows o el Finder de Mac.

Como posible ventaja, por la misma razón, tiene que podemos elegir qué sincronizamos en cada equipo.

 
Sin diferenciar las zonas comunes - Integrando en Zona Personal

Una opción cómoda desde el punto de vista que nos libera de tener que sincronizar cada Zona Común que queramos tener disponible en todos los equipos desde los que accedamos a OneDrive (por web o mediante el cliente de escritorio) es que podemos agregar una zona común como acceso directo a OneDrive. De esta forma, añadiremos la zona común que queramos a Mis archivos en OneDrive, y siempre que accedamos a este servicio, tanto desde la web como desde el cliente de escritorio, ese acceso directo aparecerá directamente en la zona personal.

Un pequeño problema que tiene es que, si enlazamos por ejemplo la zona de archivos del canal General de un Equipo (Team), no añade como prefijo el nombre del Equipo, sino únicamente el nombre del canal, por lo que si queremos saber 'visualmente' de dónde procede el acceso directo, tendremos que renombrar el acceso directo.

Veamos un ejemplo:

Tengo mi Equipo llamado Mi Equipo Profesional, que tiene varios canales:

Vemos que tiene 5 canales, 4 canales públicos y 1 canal privado. Los 4 canales públicos cuelgan de la biblioteca de documentos del Sitio de Grupo creado para el Equipo Mi Equipo Profesional.

Accedamos a la zona de archivos del canal General desde MS Teams.

Vemos directamente las carpetas y archivos del canal General. Y vemos que tenemos la opción de Agregar acceso directo a OneDrive, pero no lo vamos a agregar, porque vemos que General cuelga de Documentos, y quizás nos interese agregar acceso directo a toda la biblioteca de documentos, y no únicamente a los archivos del canal General. Si pulsamos en Documentos nos iremos a la raíz de la biblioteca de documentos de la que cuelgan todos los archivos y carpetas de los canales públicos:

Si aquí pulsamos sobre Agregar acceso directo a OneDrive, veremos qué ocurre:

Obtenemos un error.

¿Qué ha ocurrido? Unos párrafos antes, hemos dicho que al Agregar acceso directo a OneDrive, no se antepone el nombre del Equipo al que pertenece la carpeta o biblioteca de documentos, y por defecto, todas las bibliotecas de documentos de un Equipo y, por tanto, de un Sitio SharePoint, se llaman por defecto Documentos, y en este caso concreto, la zona privada en OneDrive contiene ya una carpeta llamada Documentos.

Si nos aseguramos que no tenemos en nuestro OneDrive una carpeta que se llame igual que la carpeta de la que queremos agregar acceso directo, no tendremos problema.

Volvamos a la idea original. Vamos a Agregar acceso directo a la zona de archivos completa del canal General de Mi Equipo Profesional. Entramos en la carpeta General de la biblioteca de documentos, y pulsamos sobre Agregar acceso directo a OneDrive:

Esta vez hemos agregado el acceso directo correctamente. Si nos vamos a OneDrive, veremos algo así (hemos ordenado por Modificado, de más nuevo a más antiguo):

Hemos marcado los 2 accesos directos añadidos a OneDrive, y comprobamos que efectivamente no se ha añadido como prefijo el Equipo al que pertenecen esas carpetas. Si estamos en la web quizás no tengamos problema porque en la columna Compartir sí que vemos quién es el propietario (en este caso, nos indica el equipo al que pertenecen ambas carpetas), pero en el cliente de escritorio, esta información no se muestra, y puede ser confuso, ya que podemos pertenecer a 20 Equipos en Teams y, por tanto, podríamos querer agregar accesos directos a 20 carpetas de nombre General, y tendríamos problemas.

Por tanto, se hace necesario 'renombrar' el acceso directo.

Es tan fácil como irse al cliente de escritorio, donde tras unos momentos se mostrará el acceso directo en nuestra zona personal, y desde ahí cambiar el nombre:

Vemos que se añade pequeño icono para indicar que es un acceso directo. Pulsando con botón derecho, aparecerá menú emergente que, entre otras muchas opciones, tendrá la opción 'Cambiar nombre'. Una vez que lo cambiemos y se sincronice el contenido, aparecerá el nombre cambiado también en la web.

 En el cliente de escritorio ya lo veríamos 'identificando' su origen:

 

¿Por qué hemos insistido en que al ir a la raíz de la biblioteca de documentos se ven las carpetas de los canales públicos?

Si visitamos la imagen donde vamos a la raíz de la biblioteca de documentos del Equipo Mi Equipo Profesional comprobaremos que vemos únicamente 4 de las 5 carpetas, y no las correspondientes a los 5 canales.

La razón de esto es que para los canales privados se crea un Sitio de Grupo independiente del Sitio de Grupo del Equipo, por simplicidad, ya que se aplican permisos diferentes a los del resto de carpetas del Equipo, al que tienen acceso todos los miembros del mismo, mientras que en un canal privado sólo tendrán acceso una parte de los miembros del Equipo. De ahí la separación y la creación de un Sitio de Grupo independiente para cada canal privado.

Etiquetas: cloud, colaboración, equipo, excel, forms, grupo, office, office365, onedrive, outlook, powerpoint, sharepoint, skype, sway, teams, UMA, word, yammer
2022-06-02 20:39 Administrador Office 365 {writeRevision}
Valoración media: 5 (1 voto)

No puedes comentar este registro

Chuck Norris has counted to infinity. Twice.

FAQs Pegajosos

Registros en esta categoría

Etiquetas