Reuniones en TEAMS


MS Teams le permite crear reuniones, que pueden ser para reunirse con compañeros o usuarios externos a la Universidad, para dar clase, para hacer una tutoría con sus estudiantes, etc.

Para tener una reunión en Teams puedes pulsar sobre el icono correspondiente bajo la barra de conversación. Esta opción abre una reunión de forma inmediata. Los miembros del equipo verán en la ventana de publicaciones que hay una reunión abierta. También puedes añadir a más personas aunque no pertenezcan al equipo.

Si quieres programar una reunión para más adelante, haz lo mismo que antes, pero, una vez pulsado el icono de reunión, en vez de pulsar en “Reunirse ahora”, pulsa en “Programar una reunión”

Otra forma de programar una reunión es acceder al Calendario (columna de la izquierda), pulsar sobre la fecha y hora en la que quieras programar el evento, y pulsar sobre el botón Nueva reunión.

NOTA:  Si no te aparece el Calendario de MS Teams, y sólo si perteneces a la Universidad de Málaga, envía un correo a office365@uma.es indicando que no tienes asignadas las licencias que te dan acceso al Calendario de MS Teams. En el momento en el que te comuniquen que ya la tienes asignada, quizás necesites cerrar sesión en Office 365 y volver a iniciarla para que se aplique la licencia.

Se abrirá una ventana en la que podremos definir los detalles: título, fecha y hora de inicio y fin, detalles (descripción), invitados individuales (o el equipo si se quieres invitar a todos los miembros).

Tenga en cuenta que MS Teams no generará un enlace si no invita a alguien a la reunión.

Para poder generar el enlace correspondiente puede añadir como asistente opcional una dirección suya privada, o la dirección de correo de alguien que sí vaya a asistir a la reunión.

 

Una vez que se haya creado, pulsando sobre el botón Programar, o Enviar si ha añadido alguna dirección de correo adicional, aparecerá en el pie un enlace ’Join Microsoft Teams Meeting’.

Cualquier usuario que reciba el enlace mencionado previamente podrá unirse a la reunión, a través de un simple navegador web, o a través de su cliente de MS Teams, si dispone de una cuenta en cualquier plataforma de Office 365 (personal, corporativa o educativa).

Si queremos compartir el enlace, sólo tendremos que colocar el ratón sobre el texto ‘Join Microsoft Teams Meeting’, pulsar el botón derecho del ratón (o equivalente en Mac), y seleccionar Copiar Vínculo:

Podremos pegar el enlace en cualquier cliente de correo para enviarlo a quien nos interese (nuestros estudiantes, por ejemplo), o publicarlo en alguna página web. Si usted tiene ‘subido’ o ‘redirigido’ su correo de la UMA a Office 365, el sistema enviará notificaciones por correo a todos los asistentes, puesto que se habrán añadido utilizando su dirección de correo. En el caso de seleccionar un Team en vez de asistentes individuales, el sistema enviará correo a cada uno de los miembros de dicho Team.

El organizador de la reunión siempre tendrá control sobre la misma.

Unirse a una reunión en MS Teams

Desde el punto de vista del organizador, una vez que el evento esté creado, se puede utilizar la entrada para cancelar el evento, o para Unirse al mismo.

El organizador se puede unir en cualquier momento, incluso antes de la fecha y hora seleccionadas para el inicio de la reunión.

Si se tiene cámara, se puede activar la misma para iniciar la reunión como una videollamada, mostrando al organizador (el sistema permite difuminar el fondo si no queremos que haya distracciones para los asistentes).

Una vez unido el organizador a la reunión tendrá múltiples opciones:

  •   Compartir. Permite compartir nuestro escritorio o cualquier ventana
              abierta (PowerPoint, PDF, Excel, Word, Navegador, etc.).
  •   Mostrar participantes. Permitirá ver quién está conectado e invitar a más personas
              a la reunión.
  •   Más acciones. Permite iniciar el desenfoque del fondo de imagen, activar subtítulos
              en directo, iniciar grabación.
  •   Colgar. Finaliza la reunión.

Mostrar contenidos en reunión

Si usamos la opción de compartir mediante el botón podremos incluir contenidos en la reunión en directo.

MS Teams nos dará la opción de compartir nuestro escritorio completo, o cualquiera de las ventanas de aplicaciones que tengamos abiertas en el momento.

De esta forma, podremos abrir una presentación PowerPoint, una hoja Excel, documentos Word, archivos PDF, algún vídeo, una página web o cualquier tipo de recurso que pueda sernos de utilidad durante la reunión.

Grabación de la reunión

Una reunión es útil en el momento en el que se está celebrando pero, ¿y si queremos tener disponible el contenido de la misma en cualquier momento para repasarla, para usarla posteriormente, o para que cualquiera de las personas invitadas a asistir pueda acceder a la misma si no pudo conectarse en el momento de la retransmisión en directo?

Para este caso podemos utilizar la opción de Iniciar Grabación disponible en el menú Más acciones (…). Es recomendable iniciar la grabación quizás justo antes de que se conecten los asistentes, para no perder ningún detalle.

 

Si se inicia una grabación, al colgar/finalizar la reunión, se guardará un archivo en formato MP4, que posteriormente se puede subir a una plataforma de Streaming, como MS Stream, disponible también en la plataforma de Office 365 de la UMA.

En MS Stream se pueden crear canales públicos para la Universidad, o privados, seleccionando qué miembros de Office 365 podrán acceder al mismo

Por otro lado, también nos permitirá esta plataforma de MS Stream generar subtítulos en cualquier idioma, para contemplar el caso de que tengamos asistentes de diferentes nacionalidades.

Grabación de una reunión sin asistentes

Si queremos grabar una sesión para subirla posteriormente a cualquier plataforma, como la de Campus Virtual, Microsoft Stream de Office 365 u otra, podemos ‘reunirnos con nosotros mismos’, y hacer la reunión como si hubiera asistentes, pero sin ningún asistente adicional.
Para ello, nos vamos al Calendario de MS Teams, y pulsamos Reunirse ahora.

Aparecerá nuestra cuenta.

Pulsamos en Unirse ahora.

Pulsamos en las opciones de la llamada, …

En el menú que aparece, pulsamos sobre Iniciar grabación. Usamos la cámara, compartimos pantalla (con PowerPoint, Excel, navegador, o cualquier recurso que queramos utilizar), etc.

Cuando terminemos la sesión, simplemente ‘colgamos’. MS Teams nos preguntará por la calidad de la llamada, y acto seguido nos indicará que está guardando la grabación.

Cuando termine de grabar la grabación nos indicará que está disponible.

A la derecha de la grabación, pulsando sobre … podremos seleccionar lo que queremos hacer con la grabación:

Las opciones disponibles están todas relacionadas con la plataforma Office 365 de la Universidad de Málaga.

 Descarga del vídeo de la reunión

Si quiere descargar el archivo de vídeo para subirlo a una plataforma diferente, tendrá que abrirlo en MS Stream, y descargarlo desde allí:

El vídeo será descargado en formato .mp4 a la ubicación que indique. De esta manera podrá subirlo a otra plataforma diferente a Office 365.

Necesito que las reunión sea unidireccional y los asistentes no puedan compartir

Las reuniones están pensadas para tenerlas ‘entre iguales’, donde todos los asistentes puedan, en un momento determinado, compartir su pantalla, documentos, ventanas concretas, etc., y esto puede ser molesto si lo que quiere es ‘una clase’.

Si lo que necesita es un método de emisión unidireccional, entonces necesita Emisión de evento en directo desde Teams, para lo cual se requiere una licencia superior a la que probablemente tenga asignada.

Para comprobar si tiene la licencia adecuada, intente crear una reunión, pero en el botón correspondiente, intente cambiar el tipo de Nueva reunión a Nuevo evento en directo.

Consejos

Aunque MS Teams permite trabajar desde la web, o desde plataformas móviles con los clientes para dichas plataformas, recomendamos el uso del cliente de escritorio, que dispone de más funcionalidades que las versiones web y móviles.

 Antes de lanzarse a programar una reunión o un evento en directo, le recomendamos que practique con algunos compañeros y compañeras para hacerse con la herramienta.   

 

 

2020-04-23 17:28 Administrador/a FAQ CAU {writeRevision}
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