Si el correo electrónico está configurado como IMAP, no es necesario guardar o exportar ningún mensaje. Una vez que se configure el correo en el nuevo equipo, todos los mensajes aparecerán directamente, ya que mediante IMAP se consulta el correo directamente en el servidor.

Si por necesidades del servicio o cualquier otro motivo, el correo no está configurado como IMAP, sino como POP3, para trasladar los mensajes a otro equipo, será necesario exportarlos desde el equipo en el que estén guardados, e importarlos en el equipo de destino.

En Outlook (desde la versión 2013 hasta la 2021) , los pasos para la exportación serían los siguientes:

1. En la parte superior de la cinta de opciones de Outlook, elija Archivo.

2. Elija Opciones > Avanzado.

3. Elija Exportar y luego Exportar a un archivo.

4. Haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, en Siguiente.

5. Seleccione la cuenta que desea exportar haciendo clic en el nombre o la dirección de correo electrónico. Si desea exportar todo el contenido de la cuenta, como el correo, el calendario, los contactos, las tareas y las notas, la casilla Incluir subcarpetas debe estar activada.

6. Haga clic en Siguiente.

7. Haga clic en Examinar para seleccionar dónde guardar el Archivo de datos de Outlook (.pst). Escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para continuar.

8. Si va a exportar a un Archivo de datos de Outlook (.pst) existente, en Opciones, especifique qué desea hacer cuando exporte elementos que ya existen en el archivo.

9. Haga clic en Finalizar.

10. Outlook comenzará de inmediato la exportación

Ahora que los datos de Outlook están en un archivo .pst, puede llevarlos donde quiera. Por ejemplo, puede guardarlo en una unidad flash USB, conectarla en el equipo nuevo e importar su correo electrónico, contactos y calendario a Outlook.

Sin embargo, como en POP3 los mensajes (así como los contactos, calendario, etc) se guardan en un solo archivo con extensión .pst, lo más fácil es localizar dicho archivo y copiarlo en una unidad externa, para trasladarlo al nuevo equipo.

La ubicación por defecto del archivo .pst es la siguiente:

unidad:\Users\usuario\AppData\Local\Microsoft\Outlook