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Reuniones en TEAMS


MS Teams le permite crear reuniones, que pueden ser para reunirse con compañeros o usuarios externos a la Universidad, para dar clase, para hacer una tutoría con sus estudiantes, etc.

Para tener una reunión en Teams puedes pulsar sobre el icono correspondiente bajo la barra de conversación. Esta opción abre una reunión de forma inmediata. Los miembros del equipo verán en la ventana de publicaciones que hay una reunión abierta. También puedes añadir a más personas aunque no pertenezcan al equipo.

Si quieres programar una reunión para más adelante, haz lo mismo que antes, pero, una vez pulsado el icono de reunión, en vez de pulsar en “Reunirse ahora”, pulsa en “Programar una reunión”

Otra forma de programar una reunión es acceder al Calendario (columna de la izquierda), pulsar sobre la fecha y hora en la que quieras programar el evento, y pulsar sobre el botón Nueva reunión.

NOTA:  Si no te aparece el Calendario de MS Teams, y sólo si perteneces a la Universidad de Málaga, envía un correo a office365@uma.es indicando que no tienes asignadas las licencias que te dan acceso al Calendario de MS Teams. En el momento en el que te comuniquen que ya la tienes asignada, quizás necesites cerrar sesión en Office 365 y volver a iniciarla para que se aplique la licencia.

Se abrirá una ventana en la que podremos definir los detalles: título, fecha y hora de inicio y fin, detalles (descripción), invitados individuales (o el equipo si se quieres invitar a todos los miembros).

Tenga en cuenta que MS Teams no generará un enlace si no invita a alguien a la reunión.

Para poder generar el enlace correspondiente puede añadir como asistente opcional una dirección suya privada, o la dirección de correo de alguien que sí vaya a asistir a la reunión.

 

Una vez que se haya creado, pulsando sobre el botón Programar, o Enviar si ha añadido alguna dirección de correo adicional, aparecerá en el pie un enlace ’Join Microsoft Teams Meeting’.

Cualquier usuario que reciba el enlace mencionado previamente podrá unirse a la reunión, a través de un simple navegador web, o a través de su cliente de MS Teams, si dispone de una cuenta en cualquier plataforma de Office 365 (personal, corporativa o educativa).

Si queremos compartir el enlace, sólo tendremos que colocar el ratón sobre el texto ‘Join Microsoft Teams Meeting’, pulsar el botón derecho del ratón (o equivalente en Mac), y seleccionar Copiar Vínculo:

Podremos pegar el enlace en cualquier cliente de correo para enviarlo a quien nos interese (nuestros estudiantes, por ejemplo), o publicarlo en alguna página web. Si usted tiene ‘subido’ o ‘redirigido’ su correo de la UMA a Office 365, el sistema enviará notificaciones por correo a todos los asistentes, puesto que se habrán añadido utilizando su dirección de correo. En el caso de seleccionar un Team en vez de asistentes individuales, el sistema enviará correo a cada uno de los miembros de dicho Team.

El organizador de la reunión siempre tendrá control sobre la misma.

Unirse a una reunión en MS Teams

Desde el punto de vista del organizador, una vez que el evento esté creado, se puede utilizar la entrada para cancelar el evento, o para Unirse al mismo.

El organizador se puede unir en cualquier momento, incluso antes de la fecha y hora seleccionadas para el inicio de la reunión.

Si se tiene cámara, se puede activar la misma para iniciar la reunión como una videollamada, mostrando al organizador (el sistema permite difuminar el fondo si no queremos que haya distracciones para los asistentes).

Una vez unido el organizador a la reunión tendrá múltiples opciones:

  •   Compartir. Permite compartir nuestro escritorio o cualquier ventana
              abierta (PowerPoint, PDF, Excel, Word, Navegador, etc.).
  •   Mostrar participantes. Permitirá ver quién está conectado e invitar a más personas
              a la reunión.
  •   Más acciones. Permite iniciar el desenfoque del fondo de imagen, activar subtítulos
              en directo, iniciar grabación.
  •   Colgar. Finaliza la reunión.

Mostrar contenidos en reunión

Si usamos la opción de compartir mediante el botón podremos incluir contenidos en la reunión en directo.