En muchas ocasiones surge la necesidad de compartir documentos con más personas, bien de mi servicio o departamento, bien de un proyecto determinado, o simplemente con un grupo de compañeros/as de mi organización.

Lo primero que pensamos es que como tenemos una cuenta institucional del servicio o departamento, compartiremos la información/documentación a través de esta cuenta.

Las cuentas institucionales, en general, no están permitidas en la plataforma Microsoft 365 de la UMA.

 Se debe utilizar la cuenta personal, pero no su espacio personal en OneDrive, ya que se puede compartir a través de MS Teams.

¿Cómo comparto estos documentos?

La primera opción que se nos suele ocurrir es almacenar los documentos en nuestro espacio personal en OneDrive, y compartirlo con las personas que necesiten acceder a los mismos.

Esto es un error:

1. Consume espacio de nuestra zona personal en OneDrive.
2. La propiedad del documento es mía, y se refleja en los enlaces que utilice para compartir la carpeta o los documentos individuales, lo que puede generar confusiones en determinadas circunstancias.

Una opción más versátil es crear un Equipo, a través de MS Teams, y añadir al mismo como miembros a las personas que necesiten compartir dichos documentos.

Ventajas de Compartir Documentos mediante MS Teams:

1. No se consume espacio de zonas personales en OneDrive.
2. Se separa así claramente los documentos personales de los documentos comunes.
3. MS Teams permite organizar un Equipo en distintos canales, por lo que se pueden tener zonas de almacenamiento 'especializadas' y 'estancas', para organizar los documentos por temática, proyectos, asignaturas, o cualquier criterio que se nos ocurra.
   1. Si utilizamos canales públicos, todos los miembros del Equipo tendrán acceso a la zona de archivos de esos canales.
   2. Si utilizamos canales privados, podremos dar acceso a los documentos de esos canales a miembros específicos del Equipo, pudiendo crear, de alguna manera, subgrupos dentro del Equipo.
4. Si alguien ya no tiene por qué acceder a los documentos del Equipo, basta con que se salga o se elimine del Equipo.
   1. Si los documentos están en un canal privado de un Equipo, basta con eliminar a la persona de ese canal privado, y seguirá perteneciendo al Equipo, teniendo acceso a todos los canales públicos y al resto de canales privados a los que pertenezca.
5. A través de la administración del Equipo se puede agregar a nuevos miembros o eliminar a personas que ya no requieran acceder al mismo.
6. Se pueden añadir múltiples Propietarios que gestionen el Equipo: Imaginemos un Consejo de Departamento, que cambia de miembros con el tiempo, y esos nuevos miembros deben tener acceso a toda la documentación del Departamento. Se puede crear un Equipo para ese Consejo de Departamento, y los miembros podrán ir variando con el tiempo (entrando y saliendo del Equipo). De esta manera, nadie tendría que guardar los documentos del Departamento en su espacio personal en OneDrive, y el repositorio de información sería siempre el mismo.